"Nogle af vores arbejdsprocesser er så komplekse, at workflowbeskrivelserne nærmest lignede en tegning af et rørsystem til et højhus, når vi var færdige. Men det er vigtigt at gøre det grundigt, så man sikrer, at der efterfølgende ikke falder noget ned mellem to stole,” - Lars Schmidt.

Nu skal vi ikke længere printe 1.000 dokumenter om dagen

En halvering af sagsbehandlingstiden og en tredobling af kontrakthåndteringen var blot nogle af de fordele, som ­Fleggaard Leasing opnåede, da de gik fra manuelle til digitale processer.

For syv år siden lignede Fleggaard Leasing, der bl.a. leaser biler ud til virksomheder, de fleste andre danske virksomheder.

De blå plastikcharteks, hvor der ofte kunne ligge op til 40 sider print på en enkelt sag, blev stadig håndbåret frem og tilbage mellem salg, kredit, tekniske afdeling og returbilsafdelingen.
Mails og dokumenter blev printet ud flere gange, ligesom sagsmapper og kundesager ved et uheld kunne blive gemt og glemt i alt for lang tid.

” Selvom vi på mange måder brugte ­masser af it-systemer i ­dagligdagen, måtte vi også erkende, at der i princippet var nul strøm på vores ­arbejdsprocesser på tværs af afdelingerne
Lars Schmidt, ansvarlig for it og valuation i Fleggaard Leasing

Selvom vi på mange måder brugte masser af it-systemer i dagligdagen, måtte vi også erkende, at der i princippet var nul strøm på vores arbejdsprocesser på tværs af afdelingerne. Skulle vi fortsætte med at vokse, håndtere flere kontrakter og samtidig være billige, var der ingen tvivl om, at vi var nødt til også at digitalisere vores processer,”
Lars Schmidt, der er ansvarlig for it og valuation i Fleggaard Leasing

Farvel til de blå charteks og velkommen til digitale ambassadører

I Fleggaard Leasing startede de med at nedsætte en dedikeret arbejdsgruppe, der ikke bare fik aktiv støtte af ledelsen, men som også inkluderede en repræsentant for hver af de involverede afdelinger.

På den måde kunne hver afdeling bidrage med en præcis beskrivelse af alle workflows, der var inkluderet i en arbejdsproces.

”Nogle af vores arbejdsprocesser er så komplekse, at workflowbeskrivelserne nærmest lignede en tegning af et rørsystem til et højhus, når vi var færdige. Men det er vigtigt at gøre det grundigt, så man sikrer, at der efterfølgende ikke falder noget ned mellem to stole,” udtaler Lars Schmidt.

Præcise workflowbeskrivelser var dog ikke eneste årsag til Fleggaard Leasings digitaliseringssucces. En stor del skyldes, at de udpegede repræsentanter fra hver afdeling, også fungerede som ambassadører for digitaliseringsprojektet.

”Det gav en stor positiv forskel, at vi i hver afdeling havde en ambassadør, der ikke bare kunne forklare om projektet i de enkelte teams, mens som også kunne fange de små ting og gnidninger og få dem løst hurtigt.”

Samtidig sørgede man for, at lederne i de enkelte afdelinger prioriterede digitaliseringsprojektet, så alle i afdelingen hurtigt begyndte at benytte de nye processer, og så der blev reageret med det samme, hvis der var fejl eller udfordringer, der skulle fikses.

Klar effekt af digitaliseringen

Her 1½ år efter at Fleggaard Leasing startede med at digitalisere deres dokumenthåndtering, har de fået beskrevet omkring 30 komplette arbejdsprocesser, og det har haft en mærkbar effekt i virksomheden.

Inden for de tre første måneder fik de halveret behovet for at printe 1.000 dokumenter om dagen, ligesom gennemløbstiden for de enkelte sager hurtigt blev halveret.

”Vi har fået et fuldt overblik over tingene, og fået indført tidsfrister i systemerne, så folk reagerer rettidigt på alle sager. Det gør, at sagerne ikke længere forsvinder, bliver glemt eller at nogle er i tvivl om, hvem der sidder med den pågældende sag.”

Den sparede tid og de optimerede processer gør, at medarbejderne nu kan håndtere tre gange så mange kontrakter som tidligere.

Selvom Fleggaard Leasing er nået langt i forhold til at digitalisere dokumenthåndteringen og deres arbejdsprocesser, stopper ambitionerne dog ikke her.

”Vi forfiner og justerer hele tiden de enkelte processer, og nogle steder er vi allerede oppe på version 70. Så det er en løbende proces. Og så skal vi nu til at kigge på, hvordan vi kan gøre det samme for vores forhandlernetværk,” slutter Lars Schmidt.

Digitaliser som en salami

At det kan virke som en uoverskuelig proces at komme i gang med for mange virksomheder, er noget Søren Krogh-Nielsen, adm. direktør i Ricoh, godt kan genkende.

Hans virksomhed har over mange år hjulpet danske virksomheder med at digitalisere deres dokumenthåndtering, og hans råd er derfor klart.

”Det kan være en stor hjælp at få noget konsulentbistand og input til især de første workflows, så man kommer rigtigt i gang. Derefter er det vigtigt, at man skærer det som en salami. Tag en proces og et workflow ad gangen. Ellers mister man overblikket,” udtaler Søren Krogh-Nielsen.

Gør man det rigtigt, kan det ­heldigvis også ses på bundlinjen

Ifølge en analyse fra Ricoh, spilder hver medarbejder i gennemsnit 42 dage om året, fordi de mangler den rette teknologi. Dage der hurtigt bliver tjent ind ved at digitalisere virksomhedens arbejdsgange.

Lars Schmidt, Fleggaard Leasing.

Tilbage til Forretningssystemer