BI-system holder omkostningerne nede når nødhjælpen skal ud

Visma Business (ERP-system) og OneStop Reporting (OSR, BI-system) hjælper Læger uden Grænser med at holde de administrative omkostninger nede, så flest muligt ­nødlidende kan få mest mulig hjælp.

I en NGO som Læger uden Grænser, der beskæftiger sig med nødhjælp i hele verden, tæller hver en krone. For én krone sparet, på administration, er én krone mere til verdens nødlidende.
Af samme grund søger organisationen konstant at holde udgifterne nede og gøre tingene smartere og mere transparent.

Senest har bestræbelserne resulteret i implementeringen af BI-programmet OneStop Reporting-Dashboards, der er en overbygning til Visma Business, som organisationen i forvejen benytter som ERP-system.

Løsningen er leveret af Amesto Solutions, der har specialiseret sig i at effektivisere og automatisere forretningsprocesser. Og det er også den effekt, Læger uden Grænser har oplevet, fortæller Support Director, Malin Palmér:

Det har overordnet set resulteret i mindre administration og en øget forståelse for- og indsigt i økonomiske nøgletal i hele organisationen. Denne forståelse har medført lavere omkostninger, hvilket som sagt er helt afgørende for os.

Rapporterer ti dage tidligere

Ønsket om at arbejde så effektivt som overhovedet muligt, har altid eksisteret. Og de seneste år er det ikke blevet mindre aktuelt.

”Når en person vælger at støtte Læger uden Grænser økonomisk, er det meget vigtigt for os, at så stor en del som muligt går til direkte at hjælpe vores patienter ude i verden. Af den grund er optimering af vores administrative arbejdsgange selvfølgelig også vigtigt,” siger Malin Palmér og nævner, at rapporteringen tidligere foregik i Excel.

Til sidst blev regnearket dog for uoverskueligt og arbejdskrævende.

Tidligere var forberedelserne af den månedlige præsentation en meget tung og langsommelig proces. I dag er den kortet rigtig meget ned, så vi faktisk kan rapportere på vores nøgletal ti dage tidligere. Og i det øjeblik indtægter og omkostninger er bogførte, er samtlige tal tilgængelige i KPI-rapporteringen.”

Meget mere pædagogisk

Men OSR-delen har også haft andre positive effekter. Før hen var rapporteringerne nemlig fyldt med så mange tal, at medarbejdere uden en finansiel-økonomisk baggrund let kunne miste overblikket. Den tid er nu forbi, siger Malin Palmér:

”Det at ERP-systemet og BI-systemet er integrerede, så man kan trække data direkte over i OSR, er selvfølgelig en kæmpe fordel. Dertil kommer, at man kan tilpasse sine dashboards, så de matcher den organisering og det ansvarsområde, som modtagerne har, og dermed præsenteres data på en meget mere pædagogisk måde, siger hun og nævner, at alle med budget- eller resultatansvar har egen adgang til OSR-portalen.”

Dermed er rapportering reelt tilgængelig for alle med licens – helt uafhængigt af os i finansafdelingen. Det sparer os igen for en masse bureaukrati og hjælper med at holde omkostningerne nede.

Et godt samarbejde med Amesto

Malin Palmér fortæller, at Læger uden Grænser har benyttet Visma Business som økonomisystem i mange år. Samarbejdet med Amesto Solutions startede i 2015, og har frem til i dag, hvor virksomheden har implementeret OSR-delen, også indebåret løbende effektiviseringer, i form af systemopgraderinger og proces-ændringer.

Samarbejdet er udformet som en kombination af systemstøtte og procesoptimering, og det har været frugtbartMalin Palmér, Support Director, Læger uden Grænser.

”Amesto kender vores krav om maksimal effektivitet med så små midler som muligt, og de har hele vejen igennem indgået i vores udviklingsprojekter på en måde, der er meget ”hands-on”. Eksempelvis tog det ikke mere end et par dage at skitsere en kombineret Indtægts/ KPI-rapport, som spejlede organiseringen i vores fundraising-afdeling, og derefter få den sat op og gjort tilgængelig for hele kontoret. Det har vi været glade for,” slutter Malin Palmér.