Skærmen gør små virksomheder store

Med corona-krisen holder vi digitale ­møder som aldrig før. Vi vinder og servicerer vores kunder online og over telefonen. Og det giver de mindre virksomheder en unik mulighed, de skal gribe nu: Foran skærmen er det ikke størrelsen af hovedsædet, der tæller, men passionen for at hjælpe kunderne, siger Jakob Munk Nielsen fra Voxogo.

”Under corona-krisen har vi alle sammen med ét og i stor skala gjort det, fremtidens arbejdsmarked kommer til at handle om. Vi har på godt og ondt ændret vores måde at mødes på markant og lært at arbejde som fremtidens vindervirksomheder: Digitalt, virtuelt og individuelt. På den måde har krisen givet de danske virksomheder en mulighed for at komme i gang med den måde, de skal arbejde på fremover. Og dén chance skal ikke mindst de små og mellemstore virksomheder udnytte. Når vi mødes online eller over telefonen, er størrelsen på hovedsædet helt underordnet. Her handler det 100% om den samtale, vi har med kunder eller kolleger”, lyder budskabet fra Jakob Munk Nielsen, der er direktør i Voxogo, som hjælper virksomheder i hele verden med skalérbare cloud-baserede telefon- og videoløsninger fra bl.a. Microsoft.

Vælg dit møde

Mange af os har den seneste tid holdt telefon-, video- og webmøder med vores kolleger og kunder. Voxogo leverer alle tre løsninger på forskellige platforme gennem mobilmoedet.dk og voxogo.com, og ifølge Jakob Munk Nielsen kendetegner det virksomheder, der arbejder ambitiøst med virtuel kommunikation, at de benytter forskellige løsninger, fordi mennesker og relationer er forskellige.

”Telefonmødet som koncept har jo mange år på bagen, men under corona-krisen har det fået et gedigent comeback. På en af vores tjenester, mobilmoedet.dk, er antallet af brugere under coronakrisen vokset med mere end 1.000 procent”, fortæller Jakob Munk Nielsen og uddyber:

”Telefonmøder er supersmarte til korte, koordinerende møder. De har den fordel, at mødets deltagere har stor frihed. De kan sidde i bilen, i lufthavnen, på cyklen eller i sofaen med en baby, der skal have bananmos”.

Det gør uden sammenligning telefonmøder til den nemmeste form for virtuel kommunikation at komme i gang med. Derfra tager mange virksomheder skridtet til mere komplekse løsninger som videomøder og webmøder – og for både små og store virksomheder er det nemt at komme i gang.

”Videomøder er velegnede til samtaler, hvor der er følelser involveret, for eksempel i et jobinterview, hvor du ønsker et indtryk af, hvad den anden tænker og føler. Webmøder er relevante, når I skal foretage komplekse, faglige ting og måske dele PowerPoint og Excel med skærmdeling”, siger Jakob Munk Nielsen.

Robotten forbereder fremtidens møde

Typisk gennemgår en virksomhed tre faser, når den gør arbejdspladsen mere digital og virtuel:

”Første skridt i de fleste virksomheder handler om intern kommunikation, hvor man holder hurtige telefonmøder eller bruger video- og webmøder. Næste skridt er at bruge de nye løsninger i salgsarbejdet. Her kan webmøder være bedre end videomøder, fordi du bedre kan præsentere ting for den potentielle kunde. Der er også spørgsmålet om en potentiel kundes blufærdighed. Det er ikke alle, der ønsker at vise sig for andre på dette stadie”, forklarer Jakob Munk Nielsen og fortsætter:

”I tredje fase begynder virksomheden at pleje sine kunderelationer virtuelt. Det kan for eksempel være med omni- og multichannel kontaktcenterløsninger. Her kan brugen af kunstig intelligens for eksempel betyde, at medarbejdere arbejder sammen med robotter og overtager en kundehenvendelse, efter robotten først har klaret de enkle ting.”

23 minutters god energi

Udbredelsen af virtuel kommunikation vil forandre arbejdspladserne praktisk og kulturelt.

Vi vil i højere grad veksle mellem at sidde sammen og kommunikere virtuelt. Og nogle kolleger vil kun have virtuel kontakt.

”Det bliver som dagens unge mennesker, der har venner, de aldrig har mødt, men kun har gamet med. Jeg har selv kolleger, jeg aldrig har trykket i hånden, men som jeg har arbejdet tæt sammen med virtuelt i 10 år,” siger Jakob Munk Nielsen.

En af de største gevinster ved virtuel kommunikation er øget effektivitet.

”I vores løsninger kan vi se, at det gennemsnitlige telefonmøde varer 23 minutter. I den fysiske verden sættes der rask væk en time af til et fysisk møde, og det går ofte over tid. Vi vil få mindre social kontakt, som ellers er godt for trivslen, men som også kan gå ud over produktiviteten, når den tager overhånd. Korte møder kan være super effektive og give god energi.”

Dine lederevner skal række længere

Mindre social kontakt stiller nye krav til virksomheder og ledere. Som leder skal dine evner række længere – helt bogstave­ligt.

”Er du leder, skal du kunne lede og motivere dit team på distancen. For mange er det en helt ny disciplin – ikke at færdes på de samme kontorer som sine medarbejdere, men derimod mødes med dem via en skærm eller over en telefonforbindelse. De sociale kontaktflader vil blive færre, men derfor også endnu vigtigere end tidligere. Når vi arbejder virtuelt, har vi som medarbejdere og kolleger brug for gennemsigtighed og videndeling. Hvis medarbejdere bliver koblet af vidensmæssigt, bliver de mindre produktive, og hvis de bliver koblet af socialt, bliver de mindre motiverede. Den dygtige virtuelle leder på fremtidens arbejdsmarked er god til at bruge digitale løsninger til at understøtte videndeling og forstår at skabe en kultur for åbenhed og inddragelse, selv om man ser hinanden mindre,” slutter Jakob Munk Nielsen.