Offentlig it fejler, og ­sådan skal det måske være

Det er risikabelt at være digital frontløber, og det gælder også i det offentlige. Mens vi kan blive bedre til at styre risikoen, er den umulig helt at undgå.

Innovation af offentlige it-systemer er et tveægget sværd. På den ene side vil vi gerne være frontløberne – det mest digitaliserede samfund i verden. På den anden side har vi svært ved at acceptere, når milliard-store projekter som Skat’s EFI og Politiets Polsag fejler.

Det er svært at være pioneer. Har man ingen tilsvarende løsninger i kørende andre lande, man kan kigge efter og lære af, er både kompleksiteten og risikoen stor.

”Det er jo altid mere sikkert, når man implementerer standardsystemer, der er gennemafprøvede. Men når man er ude i at være digital frontløber, er der ofte behov for en del innovation og videreudvikling af standardsystemer eller udvikling fra grunden. Det er jo også i den situation, man kan sikre sig værdiskabelsen på længere sigt. Man skal dog gøre sig klart, hvilken værdiskabelse man løber efter,” siger Catrine Amalie Ekdahl, partner i konsulentvirksomheden FalckEkdahl, der har lavet it-kontrakter og udbud indenfor det offentlige i mange år.

Bjørnen i udbuddet

Før en myndighed kan få det nye og innovative it-system, de altid har drømt om, skal løsningen i udbud. Og allerede her kan et projekt løbe af sporet, mener Catrine Amalie Ekdahl.

Man kan ikke vide alt på forhånd, og ­derfor arbejder vi meget med, hvad det er, der efterspørges og skaber den nødvendige dynamik i kontrakterne
Catrine Amalie Ekdahl

”Den digitale verden udvikler sig hele tiden, og der sker hele tiden noget nyt. Men det offentlige er bundet af udbudsgrundlaget, herunder kontrakten, som man ­alene indenfor snævre rammer kan ændre, når udbuddet er tilendebragt. Man kan ikke vide alt på forhånd, og ­derfor arbejder vi meget med, hvad det er, der efterspørges og skaber den nødvendige dynamik i kontrakterne,” siger hun.

Hun forklarer udfordringen med udbud ud fra en analogi, der handler om en stor og farlig bjørn. Kravspecifikationen til udbuddet på bjørnen siger fire poter, store tænder og skarpe kløer. Men i stedet for den farlige bjørn bliver der leveret en sød, lille hundehvalp. Den passer nemlig på kravet om potter, tænder og kløer – men er alligevel ikke helt det samme.

”Historien om bjørnen er vigtig at få fortalt i forbindelse med et udbud, så man ikke ender nede i at beskrive, om en knap skal være rød eller blå. I stedet skal man beskrive mere i prosa indledningsvist: Hvad er forretningsmålet med udbuddet. Det, vi ofte har set, er, at man indgår kontrakten og fejrer med champagne – og så løber kunden én vej, mens leverandøren løber en anden,” siger hun.

Derfor er det afgørende, at forretningsmålene er skarpe ved anskaffelsen, og at kontrakten underbygger, at parterne løber efter det samme mål.

Kompleksiteten skal brydes ned

Det er dog ikke kun i udbuddet, at udfordringer for de offentlige it-systemer ligger. De store prisskilte, som it-systemerne kommer med, retfærdiggøres ofte af, at det er nogle meget omfattende løsninger med en meget høj kompleksitet. Og det er ifølge formanden for it-politisk udvalg i Dansk Industri en udfordring i sig selv.

Det, der kan gå galt, er, at man undervurderer den kompleksitet, som der findes i, at man skal erstatte en løsning, der kører i forvejen, samtidig med, at man vil skabe noget nyt
Flemming Bent Thomsen

”Det, der kan gå galt, er, at man undervurderer den kompleksitet, som der findes i, at man skal erstatte en løsning, der kører i forvejen, samtidig med, at man vil skabe noget nyt. Det er jo ikke en en-til-en transformation, man er ude efter. Man vil både erstatte det, der eksisterer, og samtidig skabe en ny løsning. Og det kan nogle gange være en svær øvelse,” siger Flemming Bent Thomsen, formand for it-politisk udvalg i Dansk Industri.

Med så mange bevægelige dele i projektet, bliver det en voldsom opgave – selv for eksperter på området. Derfor er det også en fordel, hvis man kan bryde den store løsning ned i mindre projekter, som er nemmere at håndtere.

”Det er ikke en undskyldning for, at vi ikke skal gøre det bedre. For det skal vi jo åbenlyst. Bedre til at få samarbejde op at stå tidligere, så vi i højere grad kan få brudt løsningerne op, så vi har mulighed for at lykkes i små tempi i stedet for at spise en elefant som én ret,” siger Flemming Bent Thomsen.

Se risikobilledet i sin helhed

Et tættere samarbejde mellem kunde og leverandør er vigtigt, så man fra starten får afdækket behov og risiko i højere grad. I bund og grund handler projekterne nemlig ikke om et it-system, men om at forstå, hvad det er for en opgave, systemet skal løse.

”Man skal forstå selve ydelsen og få det matchet i kontrakten. Hvor hurtigt skal vi have det og i hvilken kvalitet? Hvad er risikobilledet? Alt det koblet sammen har en pris, som man bør afdække tidligt, gerne i form af grundige markedsdialoger. Det kunne jo godt være, man havde ændret sine krav, hvis man vidste, hvad prisen var i forhold til det konkrete kravs kapitaliserede nytteværdi eller risiko,” siger Catrine Amalie Ekdahl.

Selvom der er paralleller mellem it-projekter og andet offentlig indkøb, er it en kompleks ydelse, og fordi kodningen er mere usynlig for os, bliver det mere kompleks at afdække risici. Men afdækningen er ikke desto mindre en nøgleopgave. For hvis ikke det fra start er klart, hvem der skal håndtere hvilke risici i forløbet, kan parterne hurtigt ende på hver sin side af en konflikt, hvis der opstår uenighed. Og så trækker projektet ud.

”Hvis det er en klassisk vandfaldskontrakt, hvor alt er kravsspecificeret i mindste detalje på forhånd, kan man risikere, at det IT man anskaffer – som kan blive forsinket – nærmest er forældet, før man trykker på start-knappen,” siger Catrine Amalie Ekdahl.

Derfor er det også vigtigt at have en smidig aftale fra starten, som sikrer, at man kan løbe i samme retning uanset, hvad der sker undervejs.

”Ender man i en tvist, kigger man på juraen, og der er det for sent i vores optik. Man skal sørge for at agere proaktivt, så konflikterne tages i opløbet, og man bevarer det gode samarbejde mellem parterne. Det er vigtigt at have indarbejdet mekanismer i kontrakten i forhold til samarbejdet, så man har en rettesnor til at få projektet på ret køl igen, såfremt uenighed eller konflikt opstår. Det er helt sikkert også en bedre bundlinjeøvelse, da det er dyrest for alle parter, at en konflikt eskalerer,” siger hun.

Vi skal stadig turde

Behov og risiko skal altså afdækkes hele vejen rundt om projektet. Mindre systemer er måske ikke så afgørende at få her og nu. Det skal overvejes, om større projekter bliver endnu dyrere, hvis de bliver forsinkede, fordi man så skal holde gang i nuværende systemer i længere tid sideløbende. Og specielt indenfor sundheds-it er der også den borgervendte faktor, der skal tages højde for.

”Jo mere vi digitaliserer, jo mere vidtrækkende muligheder, men også konsekvenser har digitaliseringen. Indenfor sundheds-it har vi i sidste ende med menneskeliv at gøre, og hvis en ældre ikke får sin pleje, fordi der er en fejl i systemet, kan det have fatale konsekvenser. Risiciene skal kortlægges, vurderes og allokeres i kontrakterne, så det står klart, hvem af parterne, der har ansvaret og skal sikre det rette beredskab, hvis en risiko indtræder,” siger hun.

De vidtrækkende, potentielle konsekvenser har dog oftest lige så vidtrækkende, potentielle gevinster. Derfor må man til en vis grad acceptere risikoen, hvis vi også fremover skal være digitale frontløbere, mener Flemming Bent Thomsen fra it-politisk udvalg i Dansk Industri.

”Vi har kun én interesse, og det er, at det går godt, og at man lykkes med de projekter, det offentlige sætter i verden. Det er jo ikke godt, at vi fejler – men det er ikke et argument for ikke at prøve. Når man bevæger sig ud i nye projekter, hvor man forsøger sig med nye løsninger, så vil der være nogle ting, der går galt,” siger han.