Automatisering – et vigtigt strategisk valg
Når virksomheder går i gang med den digitale transformation og automatiserer deres processer, får de ikke alene en mere effektiv virksomhed, de får også bedre styr på deres interne processer og forretningsgange
Strategisk set er automatisering et vigtigt led i den igangværende digitale transformation, når virksomheder sætter strøm til deres processer.
Derfor er det en vigtig strategisk beslutning, der får stor betydning for deres fremtidige konkurrenceevne.
ScanSolutions ApS der til dagligt arbejder med at digitalisere og automatisere forretningsprocesser for deres kunder, ser at strategien ofte kommer ind som en eftertanke og ikke som den primære årsag til, at der automatiseres.
”Generelt starter hele automatiseringsprocessen et andet sted. Ofte så ser vi, at hele processen starter med, at virksomheder har en aktuel udfordring de skal have løst, og så dukker automatisering op som en mulighed,” forklarer Jens Fuglsbjerg, forretningsudvikler hos ScanSolutions ApS.
Efterfølgende sker der så tit det, at automatiseringsprocessen bliver ophøjet til en strategisk beslutning, men det er sjældent at projektet fødes som et sådant.
Processen med at automatisere gør det nødvendigt at fokusere på forretningsprocesser, og derved få virksomheden til at forstå processerne i dybden og bredden
Jens Fuglsbjerg
Det giver en udfordring, som mange ikke umiddelbart tænker over. For når processer i virksomheden skal automatiseres, så er det vigtigt at kende både forretningsgrundlag og forretningsprocesser på tværs af afdelinger og opgaver.
”Ofte er der huller i dette kendskab, og derfor starter vi sammen med vores kunder en proces, hvor vi får klarlagt og analyseret deres processer og de enkelte komponenter heri. Det er en iterativ proces, som skridt for skridt afdækker de enkelte forretningsprocesser,” forklarer Morten Andersen, partner og direktør for ScanSolutions ApS.
Et quick fix
En af årsagerne til det manglende kendskab er, at i dagligdagen opstår der ofte processer, der ikke bør være der, men som løser en opgave eller fikser et problem, et quick fix til et umiddelbart problem.
”Dette quick fix udvikler sig så til at blive en dagligdags løsning uden at være dokumenteret. Det er dog helt normalt og noget langt de fleste virksomheder formodentlig kan nikke genkendende til,” siger Morten Andersen.
Det typiske billede for ScanSolutions er, at jo mere komplicerede og tværgående forretningsprocesserne er, desto mindre kendskab er der til, hvad der rent faktisk udføres i processen.
Når de ”kedelige” opgaver bliver automatiseret, så kan medarbejdernes faglighed blive brugt bedre, hvilket giver en større tilfredshed på jobbet
Morten Andersen
Den situation opstår fordi nye mennesker kommer til og går, og fordi hurtige løsninger ikke dokumenteres og er uden ejer, og dermed forsvinder overblikket.
”Når du så går i gang med at automatisere processerne, så tænker du horisontalt, og hvis der ikke kan findes en ejer til en proces, så falder den på gulvet. Vi anbefaler, at der skal være en procesejer,” pointerer Jens Fuglsbjerg.
Flere fordele ved automatisering
Det er ikke mindst vigtigt, når vi opsætter en softwarerobot – for den gør altid det samme, hver eneste gang. Den ændrer ikke på processen, og den kender ikke til de små Quick Fix, der måtte være.
Robotterne henter og bringer
Softwarerobotter er designet til at kunne hente og bringe data, foruden at de også kan fungere som virtuelle brugere, og dermed sikre at informationer kommer ind i virksomhedssystemerne, hvis ikke at de kan afleveres direkte.
”Processen med at automatisere gør det nødvendigt at fokusere på forretningsprocesser, og derved få virksomheden til at forstå processerne i dybden og bredden. Det giver overblik, klarhed og transparens over de forretningsprocesser, der ønskes digitaliseret og automatiseret foruden mulighed for at uddelegere ejerskabet over disse til medarbejderne.” siger Jens Fuglsbjerg.
Foto: ScanSolutions
Naturligvis har automatisering også en langtidseffekt hos virksomhederne. For udover at løse et aktuelt problem for virksomheden, så betyder det også, at de får en bedre konkurrenceevne, og bliver bedre rustet til at modstå konkurrencen på markedet.
”Men det kan også få stor betydning for medarbejderne og deres tilfredshed på jobbet,” pointerer Morten Andersen og fortsætter:
”For når de traditionelle og ’kedelige’ opgaver bliver automatiske, så efterlader det opgaver til medarbejderne, der bringer deres fagligheder bedre i spil, hvilket giver en større tilfredshed på jobbet.”
I tider, hvor det er vanskeligt at tiltrække medarbejdere, er det en meget vigtig parameter. Medarbejderne skal tilbydes interessante opgaver, hvor de bliver udfordret fagligt.
Det betyder at medarbejderne kommer til at tage et større ansvar for deres opgaver, og det giver mere arbejdsglæde.
”Faktisk så oplever vi, at med den større arbejdsglæde, så kommer der ofte kamp om at få automatiseret opgaver i virksomheden.
Medarbejderne finder nemlig hurtigt ud af, at de ikke mister jobbet, men at de får mere spændende opgaver,” pointerer Morten Andersen.
Automatisering mere end robotter
Automatisering bliver ofte sidestillet med robotter, og forkortelsen RPA, Robot Proces Automation, er blevet til et buzz word, så meget at alle i dag vil have softwarerobotter installeret som en del af deres automatisering.
Men virkeligheden er, at softwarerobotter blot er et af flere værktøjer der bruges ,når virksomhedens processer skal automatiseres. Det kaldes også hyperautomatisering, digital proces automatisering eller intelligent proces automatisering. ”Vi skal derfor kigge nøje på, hvilken proces det er, der skal automatiseres. Det er slet ikke sikkert, at det er nødvendigt med en softwarerobot,” pointerer Morten Andersen.
Automatiseringen betyder tillige, at der opstår et samarbejde mellem mennesker, software og robotter – også kaldet ”digital workforce”, der skærper kravene til virksomhederne og de ansattes evne til at omsætte dette samarbejde til stigende produktivitet. Foruden at frigive dem til at fokusere på at omsætte den stigende kapacitet til nye produkter og løsninger, som bliver en vigtig kompetence i morgen.
Derudover så tilfører automatisering fleksibilitet, at selvom der eksempelvis måske ikke er fysisk plads til nye folk, så kan der stadig tages flere opgaver ind, for flere softwarerobotter tager ikke fysisk mere plads op.
”I nedgangstider betyder automatisering også, at det ikke nødvendigvis betyder, at det er nødvendigt at skaffe sig af med medarbejdere. For medarbejderne er ikke ansat til de kedelige, trivielle gentagne opgaver, som der kan skrues op og ned for alt afhængigt af behovet, men til opgaver der kræver deres faglighed”, siger Jens Fuglsbjerg.
Automatisering kræver Kunstig Intelligens
Skal du behandle de hentede data mere intelligent, har vi brug for at supplere med Kunstig Intelligens, Machine Learning, software og algoritmer for at omsætte det i handling.
Kunstig Intelligens og Machine Learning er ikke nye teknologier, men noget som ScanSolutions har haft i deres løsninger de sidste 10 år, fra før det blev betegnet som Kunstig Intelligens eller Machine Learning. Software som via træning er i stand til at identificere og genkende mønstre i tekst, lyd, billeder og videoer ud fra opstillede regler.
”Vi bruger Machine Learning til at finde mønstrer i dokumenter, f.eks. kan vi automatisk finde cpr-numre i dokumenter, og derved sikre at dokumenter behandles i overensstemmelse med EU’s persondataforordning, GDPR,” siger Morten Andersen.
Modsat så betyder en manglende vilje til at automatisere nu – en manglende konkurrenceevne i fremtiden!
”Mange virksomheder har nok en tendens til at være lidt for tilbagelænet i forhold til nye og kommende konkurrenter. Det er ikke ufarligt, og de risikerer at blive disruptet. Nye spillere er født digitale, og de kan agere hurtigere og er mere omstillingsparate end de etablerede store firmaer. Inden de når at omstille sig, så kan de ny nå at tage markedsandele fra dem, siger Morten Andersen.”
”Vore værktøjer er med til at give virksomheder en slags forsvar mod nye konkurrenter. De sikrer, at du kan ændre dine processer, og du får et pusterum og tid til at ændre din virksomhed, så du kan tage kampen op mod de konkurrenter, der pludselig dukker op ud af den digitale virkelighed,” slutter Jens Fuglsbjerg.
