Tidsbesparende effektivisering af dit økonomisystem

Tid er penge. Sidder du på virksomhedens pengekasse, ved du dette bedre end de fleste. I en digitaliseret verden er virksomheden, der fortsat er afhængig af manuelle arbejdsgange, udfordret på konkurrenceevnen. For mængden af dokumenter, som flyder mellem virksomheden og omverdenen, er overvældende.

Derfor henvender Value Added eXchange 360, eller VAX 360, sig til virksomheder, der ønsker effektive og ressourcebesparende arbejdsgange, som styrker konkurrenceevnen.
Du kan måske forestille dig økonomimedarbejderen, som modtager endnu en faktura til behandling, hvor fingrene ivrigt taster oplysningerne ind i jeres økonomisystem. Eller når I skal udstede fakturaer til jeres kunder, der stiller krav til udformningen – noget du især kender, hvis din virksomhed handler med det offentlige og skal sende elektroniske fakturaer.

Lev op til standarderne – helt automatisk

VAX 360 er en elektronisk integrationsløsning, som er udviklet af konsulentvirksomheden, mySupply, der rådgiver om og leverer elektroniske integrationsløsninger. mySupply er leverandør til mange offentlige og private virksomheder. Gennem tiden har mySupply fundet løsninger på de mange manuelle opgaver, der er omkring økonomisystemer. Derfor er VAX 360 en integreret del af økonomistyringssystemer. Løsningen reducerer det manuelle arbejde med fakturaer ved at automatisere arbejdsgangene.

Kan dit økonomisystem ikke sende elektroniske dokumenter eller konvertere til det filformat, dine kunder bruger, træder VAX 360 ind og gør arbejdet. Tag nu det offent­lige, som kræver elektroniske fakturaer efter en vis standard. Det er ressourcekrævende for mange virksomheder, der handler meget med offentlige instanser at udarbejde elektroniske fakturaer – og glem ikke, at der kan ske fejlindtastninger. Her går VAX 360 ind og sikrer, at fakturaen er udfyldt korrekt, hvorefter løsningen konverterer dokumentet elektronisk, så det opfylder de lovmæssige fakturakrav, inden det bliver sendt.

Din virksomhed slipper også for at sende fakturaen til en forkert kunde, fordi VAX 360 følger NemHandel i Danmark og PEPPOL på EU-niveau, hvilket betyder, at modtageren har et specifikt EAN/GLN-nummer eller anden identifikation, som fakturaen skal sendes til – og det nummer holder VAX 360 styr på for dig.

Når regningen sendes, krypteres dokumentet, så det kun er din kunde med krypteringsnøglen, der kan læse den. Skulle uheldet være ude, og virksomheden oplever datalæk, er informationerne ubrugelige for tredjepart uden krypteringsnøglen.

Der var engang noget, der hed ’manuelle processer’

Når din virksomhed modtager fakturaer, kan der ligeledes følge en del manuelle processer i kølvandet. Mange fakturaer modtages fortsat i pdf- eller papirformat, hvor en medarbejder skal sidde og ­taste oplysningerne manuelt ind i økonomisystemet. Her kan din medarbejder gennem VAX Data Capture skanne ­fakturaen ind. Kommer den per mail, kan VAX Data Capture hente fakturaen og digitalisere den. Herefter kan VAX 360 behandle regningen automatisk og fører oplysningerne over i dit økonomisystem. Virksomheden slipper for den manuelle arbejdsgang med dertilhørende fejlindtastninger – og dermed ­risikoen for at skulle udføre dobbeltarbejde.

Figur: VAX 360 (Cloud) er en moderne og fremtidssikker integrationsløsning, der opfylder alle krav for nem og automatisk udveksling af elektroniske dokumenter via NemHandel, PEPPOL og andre kommunikationsformer. Den opfylder regler for håndtering af personlige, juridiske og tekniske sikkerhedskrav.

VAX 360 arkiverer desuden alle dine modtagne dokumenter såvel som dem, du sender. Kommer der fint besøg fra SKAT eller du skal se en faktura, kan du hurtigt tilgå dine fakturaer i arkivet, og du kan foretage en søgning på specifikke regninger og lave statistikker over bestemte regninger. Dette er også praktisk, hvis din virksomhed skal lave et ordre-til-fakturamatch for at sikre, at prisen er identisk med din ordre.

Kort sagt, VAX 360 er et økonomisk redskab, der kan integreres med ethvert økonomisystem og som skaber værdi ved besparelse af medarbejdernes tid – og dermed virksomhedens penge.