Virksomhedens dokumenter: 6 du skal kende til

Virksomhedens dokumenter

Juridiske dokumenter spiller en central rolle i at beskytte din virksomhed og dens nuværende samt kommende ejeres interesser under virksomhedens levetid. Vi vil på bedste vis forsøge at afdække de mest centrale dokumenter, som din virksomhed har eller kan have brug for. Vi anbefaler at du får advokat hjælp til at få lavet et konkret dokument.

Stiftelsesdokument

Et stiftelsesdokument er et dokument, der bruges i forbindelse med stiftelsen af et selskab. Et stiftelsesdokument er relevant i de tilfælde, hvor man vil stifte et kapitalselskab. Det vil sige et selskab, hvor der indbetales en vis kapital i selskabet.

Du kan læse mere om stiftelse af et IVS (herunder omdannelse af IVS til ApS), ApS og A/S.

Et stiftelsesdokument er med til at danne grundlag for de oplysninger og informationer, der relaterer sig til det pågældende selskab. Der er blandt andet tale om navnene på dem, der driver selskabet, samt om der eventuelt er indskudt kapital i selskabet.

Ejeraftale

En ejeraftale er en kontrakt, der bestemmer forholdet internt mellem flere ejere af et selskab. Det er altid bedst at indgå aftaler i fredstid, og derfor bør man som udgangspunkt også udarbejde en ejeraftale så tidligt som muligt, hvis man ønsker at starte et selskab sammen med andre personer. En ejeraftale er et skriftligt dokument, der er bestemmende for, hvilke rettigheder og pligter ejerne hver især har. Ejeraftalen er også det aftalegrundlag, der kan løse eventuelle konflikter i et selskab. Dokumentet regulerer ikke alene store omstændigheder, men kan også regulere meget små omstændigheder og bekymringer mellem ejerne. Det er dog vigtigt at holde sig for øje, at en ejeraftale aldrig er bindende for selskabet. Selskabet er alene bundet af vedtægterne, hvorfor det er i ejernes og selskabets interesse, at både ejeraftalen og selskabets vedtægter stemmer overens.

Ejerbog

En ejerbog er en virksomheds egen dokumentation for, hvem der er virksomhedens kapitalejere og panthavere, samt hvor stor en andel de hver især ejer. Informationerne i ejerbogen skal ikke offentliggøres, men skal være tilgængelige for offentlige myndigheder, herunder SKAT. Alle ejere i et ApS eller et IVS har ligeledes en ret til at se ejerbogen. Det er selskabets centrale ledelsesorgan, der er pålagt pligten til at oprette en ejerbog.

Vedtægter

Et selskabs vedtægter er selskabets regelbog. Heri er det anført, hvordan et selskab skal ledes og drives. Der gælder en række minimumskrav til vedtægterne for et selskab, som er fastsat ved lov, men det kan være en god idé at tilføje andre og flere regler til et selskabs vedtægter. Selskabets vedtægter fungerer som minimumsregler og har derfor også minimumskrav.

Term sheet

Et term sheet er ikke et juridisk dokument, der fastlægge de basale betingelser og krav, som en investering er baseret på. Dens funktion er at agere som et udkast til mere detaljerede og juridisk bindende dokumenter. Når de involverede parter opnår enighed angående detaljerne, der er opridset i et term sheet, kan en bindende aftale eller kontrakt derefter udarbejdes.

Et term sheet skal i bund og grund afdække de vigtige aspekter af en aftale, men uden nødvendigvis at gå ind i unødvendige detaljer. Information, der kan være relevant for et term sheet, er eksempelvis identifikation af parterne, valuering, foretrukne betalingsmetode, information angående alle involverede aktiver, oprindelige købspris, herunder eventuelle medfølgende krav eller betingelser, der kan påvirke denne pris, en tidsramme for et svar samt andet information, der kan betragtes som delevenligt.

Hemmeligholdelsesaftale

Hemmeligholdelsesaftaler er en aftale mellem to parter, der har til formål at beskytte imod uønsket videregivelse af fortrolige oplysninger, såsom erhvervshemmeligheder, opfindelser, kundeinformationer o.lign. Parterne kan enten vælge at gøre hemmeligholdelsesaftalen gensidig, hvilket betyder, at begge parter giver adgang til fortrolige oplysninger og at begge parter derfor også er forpligtet til at holde disse oplysninger hemmelige. Parterne kan også vælge at udforme en ensidig hemmeligholdelsesaftale, hvor det kun er den ene part, der giver adgang til fortrolige oplysninger, og at det derfor også kun er den ene part, der skal have beskyttelse imod uønsket offentliggørelse.