Planlægning af tid skal på skoleskemaet

Tidseksperten Trine ­Kolding har netop udgivet sin syvende bog om tid og effektivitet. Hun mener, at der stadig er mange ­måder, vi kan udnytte tiden i ­arbejdslivet bedre.

”Effektivitet” er ikke altid det mest populære ord, når man som Trine Kolding holder foredrag, underviser og skriver bøger om bedre udnyttelse af tid. For nylig var der således en kursist, som kom med bræklyde, da Trine Kolding spurgte sine tilhørere, hvad ordet ”effektivitet” får dem til at tænke på.

Udfordringen er, at mange frygter, de skal til at løbe endnu stærkere, og at ledelsen nu vil til at presse citronen endnu mere, når effektivitet sættes på dagsordenen. Dét er, understreger Trine Kolding igen og igen, ikke hendes agenda – tværtimod. Men på baggrund af næsten 20 års arbejde med bedst mulig udnyttelse af tid er hun ikke i tvivl om, at der fortsat er meget tid at vinde på de danske arbejdspladser. Tid, der kan bruges på noget bedre og mere frugtbart.

Fotograf: Peter Theglev, Final Eyes.

I sin seneste bog ”Effektive sammen – om at skabe tid, motivation og arbejdsglæde” beskriver tidseksperten, hvordan arbejdspladser kan indrettes og opgaver fordeles, så de skaber mest mulig værdi og maksimal arbejdsglæde. Det sker på baggrund af en række fortællinger fra bl.a. Arbejdernes Landsbank og Skifteretten på Frederiksberg.

”I disse år stiger kompleksiteten, vi oplever langt flere afbrydelser og får i stigende grad ansvaret for selv at styre og tilrettelægge vores arbejdstid. Men hvordan skal vi kunne styre vores tid, når vi aldrig nogensinde har lært det? Jeg arbejder blandt andet med mange højtuddannede akademikere, som aldrig fået metoder og værktøjer til at tilrettelægge deres tid. Så faktisk mener jeg, at planlægning af tid burde komme på skoleskemaet,” siger Trine Kolding.

Skal være tidsdetektiver

Grundlæggende vurderer Trine Kolding, at effektiviteten på de fleste danske arbejdspladser er rimelig god. Men der er, som hun siger, ”ofte nogle uopdagede tidsbesparende potentialer”.
”Min opfordring til lederne er, at de i høj grad skal inddrage medarbejderne og tydeliggøre, hvorfor det er vigtigt at arbejde med effektivitet, og hvad medarbejderne kan få ud af at fokusere på deres tidsanvendelse. Når jeg spørger mine kursister, hvad de især savner tid til, svarer de typisk tid til fordybelse og til mere kvalitet i arbejdet. Så det handler for ledere og medarbejdere om sammen at finde ud af, hvordan der skabes mere tid til fordybelse og kvalitet, og der er virkelig guld at hente ved at lytte til medarbejdernes erfaringer med arbejdsgange og procedurer,” siger Trine Kolding.

Trine ­Kolding.

Ledere og medarbejdere skal sammen agere tidsdetektiver og konkret kigge på eksempelvis mødestrukturen: Det faste møde, vi holder i en time hver mandag, er det egentlig stadig relevant, eller kan det måske gøres på den halve tid? Og hvad med de afrapporteringer, vi laver hver fredag – kan de skrives kortere eller måske helt undværes for i stedet at frigive tid til noget, der giver større mening?

Særligt vigtigt er det ifølge Trine Kolding at få afklaret, om alle kender målene og kerneopgaverne – og i den forbindelse stille spørgsmålet: Er det reelt de mål og opgaver, vi bruger tiden på?