Sponseret af Falckekdahl

Foto: FalckEkdahl.

STYR(K) dit IT-projekt med ­Project Contract Management

Insight: dato: 27. august 2019Tekst: FalckEkdahlaf

Jo større og mere komplekst et IT-implementeringsprojekt er, jo større er risikoen for, at det ikke går som planlagt. IT-implementeringsprojekter kræver klar og kontinuerlig styring i alle faser – helt fra kontraktindgåelse til drift, men hvis kontrakten ikke indgås og håndhæves rigtigt, er der stor risiko for, at implementeringsprojektet løber af sporet, og det kan blive dyrt – særligt indenfor sundheds-it, hvor det i sidste ende handler om mennesker. Med Project Contract Management kan du sikre, at jeres IT-implementering kommer i mål i rette tid, i rette kvalitet, til den aftalte økonomi og med mindst mulig risiko.

Tags: ,

Kontrakten – køreplanen for projektet

Den underskrevne kontrakt er Plan A og ”køreplanen” for projektet. Derfor er kontraktindgåelsesfasen første vigtige milepæl i forhold til at sikre, at projektet forløber så gnidningsfrit som muligt. Det er nemlig her, der er mulighed for at afdække risici og indarbejde effektive styringsredskaber, som kan anvendes i projektets løbetid, herunder særligt når projektet ikke forløber som forventet.

Hos FalckEkdahl sætter vi en stor dyd i at kapitalisere kontraktens vilkår. Dette sikrer, at I opnår den fulde værdi af kontrakten, da hvert et vilkår koster! Vi kan hjælpe jer med at kapitalisere kontraktens vilkår før og efter kontraktindgåelse med henblik på at afdække eventuelle risici forbundet med projektets gennemførelse. Når I er opmærksomme på at kapitalisere jeres vilkår i forbindelse med kontrakten, sikrer I, at kontrakten dækker over jeres relevante behov i kontraktens levetid. Alt for ofte bliver der indskrevet en lang række vilkår i kontrakten, som er overflødige, eller som ikke har fokus på at understøtte forretningens behov. Hvis ikke vilkårene i en kontrakt kapitaliseres, kan det medføre, at jeres projekt fordyres unødigt eller bærer en alt for stor risiko. Ved at kapitalisere vilkårene i kontrakten får I ligeledes et indblik i, hvilken værdi de forskellige vilkår i jeres kontrakt har for netop jeres forretning.

Balanceøvelsen

Det kan være en svær balancegang for projektledere at styre efter kontrakten og få projektet sikkert i mål til rette tid, med rette kvalitet og den aftalte pris samtidig med, at det gode samarbejde bibeholdes – særligt, når projektet ikke kører som planlagt. I FalckEkdahl oplever vi ofte, at der er en ”frygt” for, at projektet skal eskaleres/konflikte, og at det derved er ”nemmere at feje det under gulvtæppet.” Det kan dog i sidste ende fordyre projektet betydeligt og resultere i, at konflikten bliver uforholdsmæssig stor, og at vigtige rettigheder fortabes.

Udgangspunktet for succesfuld styring efter kontrakten og sikring af det gode samarbejde er – Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation. Det kræver en åben kommunikation mellem parterne for at kunne håndtere problemstillinger i opløbet, inden det bliver en juridisk barriere. Det vil altid være FalckEkdahls hovedfokus og Project Contract Managerens fineste opgave at forebygge konflikter. Der kan dog opstå konkrete konflikter, som skal håndteres mellem parterne for at komme videre i projektet.

En smidig proces og et godt samarbejde med leverandøren skaber grobund for et vellykket projekt. Derfor anbefaler vi at rykke konflikten væk fra det daglige projekt og ud i et selvstændigt forhandlingsspor. Ved at rykke de vanskelige konflikter ud af det daglige arbejde kan I sikre det gode samarbejde og fremdriften i projektet. Vores specialiserede medarbejdere er uddannet i konflikthåndtering og har mange års erfaring med løsning af konflikter i store komplekse IT-projekter.

Når projektet ikke kører som planlagt – Plan B!

Når virkeligheden rammer, og projektet ikke kører som planlagt, skal kontrakten bruges aktivt til at få Plan B på plads samtidig med, at balancen i kontrakten bibeholdes. Det er ofte projektledere uden en juridisk baggrund, der får ansvaret for at styre et stort komplekst IT-projekt på baggrund af en kontrakt, der er skrevet af jurister – ofte til jurister.

Har projektlederen ikke en juridisk baggrund eller værktøjskassen til at styre efter kontrakten, når der er opstået en konflikt, vil konflikten alt for ofte ende med at blive uforholdsmæssig langvarig og bekostelig. Konflikter kan oftest undgås ved at agere proaktivt i henhold til kontrakten og anvende den som et dynamisk værktøj fra start.

FalckEkdahls erfaringer fra et stort antal IT-projekter viser, at det ofte er mange af de samme problemstillinger, der opstår og skaber konflikter eller tab af rettigheder på længere sigt. Konflikter, som kunne være undgået, eller rettigheder der kunne være bibeholdt, hvis projektlederen havde været bevidst om mulighederne i kontrakten og havde fået værktøjerne til at anvende kontraktens styringsredskaber aktivt. Herved kunne omkostninger til konflikthåndtering, manglende leverancer og forsinkelser af projektet have været undgået.

I FalckEkdahl arbejder vi aktivt med kompetenceudvikling af projektledere, med det det formål at klæde projektledere på til at anvende redskaberne og styre efter kontrakten.

Projektlederens højre hånd

Hos FalckEkdahl er vi specialister i Project Contract Management, herunder indenfor sundheds-it. Vores fineste opgave er at sørge for, at større komplekse IT-projekter ikke hejser det røde flag. Her anvendes Project Contract Management som en utrolig effektiv disciplin, der skaber værdi direkte i projekterne. Project Contract Management handler om, at Contract Manageren træder ind som projektlederens højre hånd i forhold til kontraktstyringen i et konkret IT-projekt. Ofte træder vi ind i større IT-projekter – og gerne tidligt i processen – så muligheden for, at projektet kommer succesfuldt i hus, optimeres.

Et samarbejde med os tager altid udgangspunkt i, hvor I er i projektet, og I vil altid blive mødt af den samme Contract Manager, der følger jeres projekt til dørs.

Kontakt os

FalckEkdahl
Købmagergade 55, 2. sal
1150 København K
Ring: +45 24 98 09 72
E-mail: falckekdahl@falckekdahl.dk

Læs mere om Falckekdahl her

Hvis du fandt artiklen interessant, vil du muligvis også finde nedenstående artikler interessante:
Innovative teknologier til diagnosticering og ­behandling kan effektivisere sundhedsvæsenet
Telemedicin har potentiale til mere
Aalborg imødeser fremtidens udfordringer med sindsro
Skærmbesøg øger brugertilfredsheden
”Patienterne er klar til teknologien”
Ny hub skal give dansk ­HealthTech luft under vingerne 
Tilbage til Fremtidens Sundhedssektor