Digitale processer skaber værdi
Danske virksomheder skal sikre, at de håndterer informationer og viden optimalt. Det forøger deres vækstpotentiale og skaber bedre jobs for medarbejderne.
Der bliver produceret rigtig meget viden i virksomhederne, men desværre ser man meget ofte, at den viden ikke rigtig samles op, og slet ikke på nogen struktureret eller organiseret måde.
”Det kan være meget sporadisk, hvordan virksomheder håndterer den viden, de har liggende. Den findes lige så ofte på skrivebordet som på en mail. Samtidig er der stadig mange, der bruger Excel til produktionsplaner og regnskaber. Forskellige medarbejdere åbner regnearket og laver ændringer, sender det pr. mail, men hvor ligger den endelige version så?” spørger Lars Obbekjær Christensen, CEO i ELO Digital Nordic.
”Med et stærkt enterprise content management-system kan virksomheder via workflows sikre, at alle dokumenter bliver gemt og behandlet ens hver gang,” fortæller Lars Obbekjær Christensen. Han fortsætter:
”Bare det, at vi ved, at viden er der, er væsentligt. For vi lever i et samfund, der bliver mere og mere videns-baseret, og derfor skal vi have styr på vores data. Samtidig skal man som virksomhed sikre, at den viden, der opsamles, også bliver brugt. Dels kan virksomheden dermed bedre udnytte sit vækstpotentiale, og dels kan medarbejderne få udbygget deres vidensniveau.”
Viden skal forankres
Når der er styr på viden i virksomheden, skal den også forankres dér, og det kan gøres ved at øge den skriftlige kommunikation, få sat de rigtige arbejdsgange op og sikre, at man har et system, der kan håndtere alle de data og dokumenter, som virksomheden genererer.
”Sådanne ECM-systemer, som f.eks. vores ELO-løsning, har moduler der kan samle informationer op fra mange forskellige systemer, blandt andet fra mailservere, ERP-systemer og HR-systemer, så alle data er tilgængelige for de relevante medarbejdere på samme tid,” fortæller Lars Obbekjær Christensen.
”Hensigtsmæssig konfiguration af ECM-systemet er altafgørende, så typisk starter implementeringen med, at vi holder en workshop for brugere og beslutningstagere hos kunden. Her drøftes det blandt andet, hvordan workflows skal sættes op. Brugerne skal eksempelvis beslutte, hvilke hændelser, der får systemet til at rejse et flag, og hvem det skal rejses overfor. Systemet skal også sikre, at hvis der ikke reageres på et flag inden for en given periode, så skal informationen eskaleres op til en medarbejder højere oppe i systemet,” pointerer Lars Obbekjær Christensen.
”Med digitale processer bliver tingene altid gjort på samme måde, og når systemet er sat rigtigt op, sker det altid på den korrekte måde. Samtidig frigøres medarbejdernes tid, fordi de slipper for manuelle indtastninger af data.”
Værdiskabende medarbejdere med effektive processer
Når der sættes strøm til de interne processer, og systemerne begynder at samle informationer ind på tværs af organisationen, får medarbejderne lettere ved at udføre deres arbejde og skabe værdi for kunder og kolleger.
Lars Obbekjær Christensen, CEO i ELO Digital Nordic.
”Samtidig sikres det, at virksomhedens viden bliver sikret og beskyttet, noget du ikke kan være sikker på med manuelle processer og arbejdsgange,” fremhæver Lars Obbekjær Christensen.
Derfor er der store gevinster ved at samle data i et ECM-system. For man kan potentielt få skubbet mere igennem med samme nominelle omkostning, og det vil kunne ses direkte på virksomhedens bundlinje. ”Der er et stort vækstpotentiale og en sikring i at få gjort tingene rettidigt, uanset hvor mange opgaver man får. Ved manuelle processer mister vi nogle gange reaktionstid, men den kan vi vinde tilbage, hvis vi går digitalt,” pointerer Lars Obbekjær Christensen.
”Behovet for vores løsninger findes i alle brancher, og ELO har både revisionshuse, industrivirksomheder og større landbrugsbedrifter som kunder.”
”Med de rigtige forretningssystemer fjerner vi ventetiden, øger graden af samarbejdsmuligheder og sikrer, at vi aldrig mister momentum, fordi noget falder ned mellem to stole – eller en proces stopper, fordi en medarbejder er syg eller på ferie,” slutter Lars Obbekjær Christensen.
