Digitalisering hjælper Randers Tegl
En treårig strategiplan satte i 2019 Randers Tegl på kursen mod digitalisering, og det rustede dem godt til at håndtere omfattende hjemmearbejde under Coronakrisen.
Byggebranchen har aldrig være kendt for at være frontløbere når det kommer til digital teknologi, men hos Randers Tegn har digitalisering været et af deres helt store målepunkter, og en meget væsentlig parameter i forhold til deres kunder.
”I 2019 lavede vi en 3-årig strategiplan, og her var digitalisering i centrum. Byggebranchen har altid haltet efter på den digitale arbejdsplads, og vi ønskede at være en væsentlig spiller i forhold til vores leverandører og kunder, og vi ønskede at dyrke den digitale platform,” siger Flemming Andersen, it-chef hos Randers Tegl.
Det var vigtigt for os at styrke det digitale forhold til vores kunder. De skal betragte os som en god sparringspartner, og nu har vi de digitale muligheder for at gøre det
Flemming Andersen, it-chef hos Randers Tegl
I den strategiplan var der flere vigtige elementer, ikke mindst at flytte hele deres ERP-system op i skyen til Dynamics 365, for på den måde at skabe mere skalerbarhed og fleksibilitet.
Ambitionerne rakte dog videre endnu. For Randers Tegl ønskede også at have mulighed for at afholde webinarer, give kunderne mulighed for online booking af rådgivning og meget mere.
Den digitale arbejdsplads: Er dine medarbejdere klædt på til at arbejde hjemmefra?
”Det var vigtigt for os at styrke det digitale forhold til vores kunder. De skal betragte os som en god sparringspartner, og nu har vi de digitale muligheder for at gøre det,” forklarer Flemming Andersen.
Den opgave kunne Randers Tegl ikke løfte selv, og søgte derfor hjælp hos Columbus, der gennem et tæt samarbejde har hjulpet med at løse opgaven, og fået digitaliseret teglvirksomheden.
Pludselig hastede det
Men selv de bedste planer kan blive nødt til at bøje sig for virkeligheden, og i dette tilfælde var det Covid-19, der betød, at Randers Tegl måtte forcere deres strategi, for pludselig var det nødvendigt at få etableret betydeligt flere hjemmearbejdspladser, så virksomheden kunne fungere under den nuværende krise.
Foto; Randers Tegl
”Det betød at vi kom hurtigere i gang end forventet, og i dag sidder halvdelen af vores folk hjemme og arbejder. Så vi fik pludselig et meget stort fokus på at få integreret det hele hurtigt, men sammen med Columbus lykkedes det uden de store problemer,” fortæller Flemming Andersen.
En af årsagerne til den lette integration og opstart mener Flemming Andersen ligger i, at de er gået Microsoft vejen. De har ikke en masse tredjepartsværktøjer inde i systemerne der skal integreres. Ved at holde sig til Microsofts løsninger, har det været let at få hele virksomheden til at spille på de digitale platforme.
”De få steder hvor vi havde udfordringer var, hvor vi havde tredjepartselementer inde. Men det var få steder, og vi fik hurtigt klaret den udfordring,” pointerer Flemming Andersen.
God modtagelse
Der er altid en vis udfordring i at skulle indføre nye systemer, ikke mindst en så gennemgribende digitalisering som Randers Tegl har været igennem, men ved at være på forkant og informere grundigt, så har der kun været en minimal træghed hos medarbejderne.
”Jeg synes faktisk at vores medarbejdere har taget rigtig godt imod de nye systemer og arbejdsgange. Naturligvis er der nogle der har lettere ved det end andre, men generelt er det gået rigtig godt,” siger Flemming Andersen.
Columbus ekspert anbefaler
Blandt andet har koncernledelsen været gode til at kommunikere ud til medarbejderne, også dem der ikke arbejder med it til hverdag, er blevet orienteret grundigt.
De folk der ikke arbejder med pc’er på arbejdet, er blevet orienteret gennem infoskærme på arbejdspladsen og udskrifter, hvor de har kunnet orientere sig.
”Samtidig har vores administrerende direktør og vores produktionsdirektør været ude på samtlige produktionssteder og præsentere vores strategiplan, så alle var orienteret om digitaliseringsplanerne, og om, hvordan det ville påvirke deres jobfunktion,” påpeger Flemming Andersen.
Ændret hverdag
Digitaliseringen har givet Randers Tegl mulighed for at arbejde anderledes, og det var noget der blev velkomment, da statsminister Mette Frederiksen og en samlet dansk regering, indførte restriktioner i Danmark på grund af Coronavirusset.
Pludselig blev det ikke en mulighed men en nødvendighed, at så mange som muligt blev sendt hjem for at arbejde, og det betød helt nye arbejdsmåder, ikke mindst for virksomhedens sælgere.
”Normalt har vi over 20 konsulenter i Danmark, Sverige, Norge og Tyskland, der kører rundt i landet. I dag sidder de så på hjemmekontoret, hvor de holder onlinemøder med kunderne i stedet,” fortæller Flemming Andersen.
Alt planlægning og kommunikation er flyttet over i Microsoft Teams, hvor det noteres hvad der skal gøres, hvornår det skal ske, hvilke ideer der dukker op, og hvilke opgaver der ligger.
”Vi har opbygget et infoforum, hvor alle kan se, hvad der skal laves, hvornår tingene skal ske og så videre,” forklarer Flemming Andersen.
Det er dog ikke kun medarbejderne der er glade for de nye løsninger, der sikrer en minimal kontakt med andre. Også samarbejdspartnere som tømmerhandlen er glade for de digitale muligheder.
Uddannelse og sikkerhed
En af grundene til at digitaliseringsprojektet er blevet en succes, og at det har kunnet klares så hurtigt, tilskrive Flemming Andersen, at der er blevet lagt energi i at uddanne medarbejderne.
”Det vi har gjort er, at vi har starte e-learning kurser op. Her underviser vi i de forskellige systemer, og vi klarer det hele via Teams.
Fordelen her er, at når du sidder hjemme og arbejder, kan du sagtens tage 10-15 minutter ud om dagen, hvor du kan lære om systemerne,” pointerer Flemming Andersen.
Den mulighed gør Randers Tegl også brug af når det kommer til sikkerhed. For med masser af medarbejdere der pludselig arbejder hjemmefra, stiller det naturligvis også krav til it-sikkerheden.
Her bruger de igen de nye systemer til at informere brugerne i forhold til sikkerhedsproblematikker, og så har de valgt at gå meget restriktivt til, hvordan brugerne kan benytte deres arbejdscomputer.
”Dels har vi udstyret medarbejderne med en virksomhedscomputer, så vi har mulighed for at låse den ned. Det vil blandt andet sige, at vi kan sikre at de ikke kan installere noget på den. Vi har også altid en VPN kørende, så vi sikrer kommunikationen ind til firmaet,” forklarer Flemming Andersen.
Naturligvis skal it-sikkerheden løbende vurderes og forbedres, og det gør Randers Tegl sammen med Columbus, så løsningen hele tiden optimeres, også rent it-sikkerhedsmæssigt.
