Hvad du bør vide om elektronisk fakturahåndtering
Dette indhold er sponsoreret
At opretholde et godt fakturaflow i en virksomhed kan være både besværligt og tidskrævende, særligt hvis arbejdet foregår helt eller delvist manuelt. Derfor bruger langt de fleste danske virksomheder også elektroniske programmer til fakturahåndtering for at lette og optimere processen. Et optimalt fakturaflow kræver både overblik og effektivisering, hvilket kan opnås ved at bruge elektronisk fakturahåndtering. Markedet for digitale løsninger for fakturahåndtering er efterhånden stort, og det kan derfor være svært at vælge den helt rigtige løsning til din virksomhed. I denne artikel får du en oversigt over, hvad du bør vide om elektronisk fakturahåndtering, og hvordan din virksomhed finder frem til den rette løsning for jer.
Hvad er elektronisk fakturahåndtering?
Fakturahåndtering kan beskrives som hele processen fra indkøb til betaling og bogføring af fakturaen. En elektronisk eller digital løsning til fakturahåndteringen betyder kort sagt, at du slipper for fysiske fakturaer og manuel indtastning. Det sparer dig både for meget tid, besvær og for risikoen for, at fakturaer bliver væk eller indtastet forkert. I dag findes der mange forskellige løsninger inden for elektronisk fakturahåndtering. Et firma, der efterhånden benyttes af mange, og som ligger helt i front med deres software inden for automatisk fakturahåndtering, er Palette Software. De tilbyder et brugervenligt og intuitivt system, der gør din virksomheds fakturahåndtering langt mere effektiv og hurtig samtidig med, at du får et bedre overblik, reducerede omkostninger og kontrol over processen. Palettes løsning letter alle trinene i fakturahåndteringen. Dem kan du læse mere om i næste afsnit.
Elektronisk fakturahåndtering i tre lette trin
Fakturahåndtering kan kort sagt deles op i tre trin; Modtagelse af en faktura, behandling af fakturaen og afsluttende bogføring. Fordelen ved at bruge et program som Palette er, at alle trinene i processen nemt kan håndteres i en samlet løsning.
Modtagelse af faktura
Mens nogle leverandører sender en PDF eller en e-faktura, bruger andre stadig fysiske fakturaer. Palette kan håndtere alle typer af fakturaer, og du kan vælge enten selv at scanne fakturaerne, eller at uddelegere arbejde til en ekstern partner. Uanset hvilken af de to løsninger, du vælger, overføres alle oplysningerne og fakturabilledet helt automatisk til Palette. Det betyder, at alle fakturaer er samlet ét sted i en Cloud-løsning. Scanner du selv dine fakturaer ind, sender du dem blot til en særlig mailadresse, hvorefter de automatisk overføres til Palette. Ønsker du at uddelegere arbejdet til en ekstern partner, kan Palette også hjælpe jer med det.
Godkendelse af faktura
Når først fakturaerne er i systemet, skal de godkendes. Det kan være ressourcekrævende – især hvis I skal bruge tid på at godkende de samme fakturaer hver måned. Med Palette kan du få et helt automatisk fakturagodkendelsesflow. Systemet kan matche, kontrollere og behandle de fakturaer, som er relateret til de kontrakter og indkøbsordrer, I allerede har indgået med virksomhedens mange leverandører. Derfor behøver du ikke længere sidde og godkende alle de enkelte fakturaer måned efter måned. Når først Palettes godkendelsesflow er oppe at køre, skal du kun godkende afvigelserne. Afvigelserne kan endda også automatiseres, idet du kan opstille regler for, hvor meget en faktura må afvige fra indkøbsordren, for at den kan blive automatisk godkendt. Den automatiske fakturamatchning og den automatisk afvigelseshåndtering gør det samlede flow langt mere effektivt. Du sparer en masse tid på fakturagodkendelse samtidig med, at det også sænker omkostningerne, fordi det frigiver tid til andre opgaver. Programmet kan endda selv komme med forslag til godkendelsesflow, hvilket letter processen yderligere.
Bogføring
Når fakturaen er godkendt og betalt, skal den bogføres i jeres økonomisystem. Også her er det en fordel at bruge Palette, fordi systemet kan integreres 100 %med det system, du allerede bruger til bogføring. Alt fakturahåndtering i Palette bliver helt automatisk overført til økonomisystemet. Det kan ske let og gnidningsfrit, fordi Palette selv kan hente de indstillinger fra dit økonomisystem, som er nødvendige i bogføringen af fakturaer. Du skal derfor ikke indtaste nogle oplysninger manuelt, når de godkendte fakturaer skal bogføres, fordi systemet selv klarer arbejdet helt automatisk.
Et bedre fakturaflow – sådan gør I
Samlet set tilbyder Palette et komplet automatiseret fakturaflow i én samlet Cloud-løsning, som samtidig kan integreres 100 % med jeres eksisterende økonomisystem. Det betyder, at hele jeres arbejdsflow bliver smidigere og hurtigere. De flaskehalse, der ellers kan opstå ved manuelt arbejde, forsvinder, når hele processen bliver automatiseret. Palettes automatiske godkendelsesflow sparer jer for meget tid og mange penge, så der er mange gode grunde til at vælge et automatiseret fakturahåndteringssystem som Palette. Du får også et mere sikkert system, fordi muligheden for at snyde med fakturaer bliver langt mindre. Det er nemlig kun fakturaer, der enten er matchet automatisk af Palette eller godkendt manuelt af dig, der bliver betalt. Fakturaerne kan godkendes fra både computer, tablet og mobilen, så systemet er let tilgængeligt online, uanset om du befinder dig på kontoret eller ej.